在快速變動的環境裡，為了能迅速處理龐大的任務，專案管理的推行已經廣泛的運用在各個行業。「敏捷思維系統」雖然已經發展了很多年，但其應用在商業空間設計的狀況卻相對少，然而，在競爭極度激烈的商業市場，品牌的策略與商業空間規劃也進入一個瞬息萬變的常態，加上新冠疫情劇烈影響實體商業空間，如果再使用傳統的管理流程將會讓團隊的工作效能降低，落後給競爭對手。
商業空間設計公司的特性- 具備靈活的應變能力，理性地替客戶解決商業上的問題
商業空間與住宅空間在設計本質上非常的不同，住家是為屋主服務，依照屋主的喜好與生活習慣設計，美學是主觀而感性的；商業空間講求的是創造顧客體驗，設計師需要在業主和顧客之間做出一個理性的價值判斷，協助業主解決商業上的各項問題，其複雜性遠遠高於住宅空間設計。隨著時代的發展，商業空間必然更複雜與多樣化，加上商業市場快速變化且競爭激烈，商空設計師需要評估更多面向，除了空間設計之外，還需要檢視品牌核心、商業模式與營運規劃等，並扮演團隊的領導者或推動者協助整合各種設備廠商，替業主全面的把關協助其品牌長久經營。
| ▲ 商空設計的架構-設計師在業主和顧客之間做出一個理性的價值判斷。 |
傳統室內設計公司的管理組織方式- 瀑布式管理
早期的設計教育著重師徒制訓練、個人技藝的養成，造成企業寄望優秀的人才學會各種技能並領導團隊，形成階級化的團隊與管理模式，但現今人力資源短缺，年輕人早已不適合冗長的鍛鍊以及僵化的階級制度，還在沿用傳統的思維與管理方式，容易造成企業流失寶貴的人才，且內部的損耗也變得相當嚴重，尤其當企業要求所有員工要同時學會大量且同質的技能，無視個人的差異反而會加重了每個人的負擔，而學會所有的技能的優秀人才，也會視設計能力為個人天分或努力而來，不擅長與人交流、團隊合作，造成設計師產生藝術家思維，無法換位思考來考量客戶的需求，傳統的組織制度也許成就了優秀的個人，卻不一定能形成一個優秀的團隊。
另一方面，設計公司在管理上的困難也造就設計產業個人創業(個人工作室)的興起，我們常看到設計住家的公司或工作室，通常是一個老闆再加上數個繪圖者，較注重獨特的個人風格，設計無法科學化導致效率無法提升，尤其在面對大型或是複雜而變動的商空案件時，個人組織無法應付劇烈變化及瞬間的工作量。
▲ 瀑布式管理流程不適用於變化頻繁的專案類型，一旦專案出現變化，就要從頭來過。
因應商業環境快速變化- 敏捷式專案管理
何謂敏捷式專案管理？敏捷式管理又稱為「Agile」，源自於軟體開發，藉由快速試錯來蒐集第一手情報，反饋後凝聚團隊修正方向，重新開發更貼近客戶需求的商品或行銷策略。Agile（敏捷）是一種精神，而 Scrum 是一實現 Agile 的一個方法，在敏捷式團隊中有三個角色，分別是產品負責人（Product Owner），Scrum Master和開發團隊（Development Team），其中 Scrum Master 是教練和團隊帶頭人，確保團隊合理的運作，並幫助團隊掃除實施中的障礙。
在這個變動的時代，傳統命令式的管理方式已經不足以面對險惡多變的商業市場，因此強調快速迭代、團隊溝通合作的「敏捷式專案管理」在這幾年來快速地興起。「敏捷式專案管理」並非只重視專案執行的速度，更要求專案的精準性與即時性，更適合商業空間室內公司使用，舉例來說，商空室內公司在執行一項中大型專案時，由專案負責人主要與客戶溝通，並有幾位設計師分工進行商業策略、設計發展、繪製圖面等事務，讓團隊時常溝通討論，確保朝共同目標前進，而 Scrum Master 則隨時發現問題，從旁給予協助讓專案順利進行。
▲ 保持 SCRUM 團隊持續改善與調整，形成正向循環。
對商空室內公司而言，「敏捷式專案管理」能協助團隊快速分析問題並進行專案，但我們不需要過份地強調其規則流於形式，而是讓團隊了解這方法的優點，透過不斷地檢視與調整去建立自己的敏捷流程，並潛移默化形成具敏捷精神的團隊。下一篇章，我們將更深入說明從商業空間設計公司組織敏捷團隊的好處，以及「敏捷式專案管理」該如何運用!