科技日新月異再加上疫情衍生的新常態，企業的工作流程、管理方式都必須革新，才能隨著客戶不斷改變的需求做出調整。世界上頂尖的品牌或公司也早已經導入「敏捷思維系統」，有效帶領團隊用最少的時間及成本推動專案。繼上一篇文章我們了解到「敏捷思維系統」的基本概念，本文我們將更深入探討「敏捷思維系統」的對於公司經營的優點，以及該如何運用才能發揮團隊更大的價值。
從公司(商業空間設計) 經營角度來看，組織敏捷團隊的好處
每個專案管理系統都會有其優缺點，公司在面對不同時期或狀況也需要與時俱進找到適合的系統。對於企業經營者來說，降低專案的時間與成本更是重要的考量，而強調快速產出、取得回饋與修正的「敏捷專案管理」，能讓商業空間設計公司面對快速變化的商業市場能及時調整，在專案執行的過程中也能隨時追蹤與掌控，用更少的時間完成工作並保持產出的品質，以下幾點為我們歸納組織敏捷團隊的好處:
■ 跟上變化-
敏捷團隊由多樣化人才組成，能快速產出並接收回饋，適合處理複雜且時間緊湊的專案。
■ 避免重工-
將專案妥善分配，讓每人都保持較高的執行力且目標一致，避免造成人力與時間成本浪費，導致團隊合作失敗。
■ 穩定的品質-
因應需求不斷變動，管理採動態式的調整，也能避免因人才的流失而造成專案品質下降。另外，團隊成員擁有同理心且良好的溝通，更能夠確保專案的品質。
■ 縮短時間-
透過有效的工作方式與流程，不僅能提升員工的參與度與工作效率，還能替專案節省時間。
「敏捷思維系統」如何運用在商業空間設計公司
商業空間設計是一門複雜的學問，順應時代的變化，商業空間的形式越趨多元且複雜，因此商業空間設計更適合使用「敏捷思維系統」具備靈活彈性的管理組織 ，協助業主快速解決商業上的各項問題，以下提供幾點建議，幫助企業成功敏捷化:
一、模組化組織與模組化案件
敏捷專案管理最適合處理具動態、非確定性的任務，以商業空間設計來說，採用模組化思維，先依據每個案件的狀況組織適當規模的團隊，將工作切分妥善分配給成員，並建立小組之間的溝通系統與方式，而每個成員都能相互幫忙支援，敏捷團隊注重每次成果的檢討，無論好壞都累積成一個完整的系統，作為下一次專案的養分。另一方面，利用敏捷管理來執行的設計案件其成果必定是模組化的，模組化的產品通常具有可以部份維修、修改與更新的好處，還能夠節省資源，例如 Apple每隔一段時間就必須推動服務的更新或是新產品的發表，為了處理這些複雜的問題，因此模組化組織與案件是非常有必要的。
二、開放管理架構與職位輪調系統 (Rotation)
許多企業將員工當作工具來管理，缺乏從人的角度思考，常造成許多人工作缺乏自由度且不開心，做了幾年後也容易產生疲憊感。因此，許多大企業會採用輪調系統讓員工能夠理解其它部門的運作方式並有更多學習機會，更重要的是讓員工擁有同理心以及換位思考的能力，增加團隊合作的潤滑度。回到室內設計公司來說，敏捷團隊能激發個人的超能力，讓每個成員站對位置，透過團隊合作更能成就好的作品。
三、組織的目標設定及管理 (目標與關鍵成果OKR 註1)
企業管理充滿難題，其中一個是團隊領導者需要找到企業在社會或社群的價值、正當的理念 (just cause)，如果只是為了私利賺錢與員工純粹透過金錢獎勵，企業很難說服員工繼續在企業裡工作。因此，企業應該積極的開發並追求永續的成長，營造一個員工能充分發揮其潛能及進步的工作環境。
▲ 目標管理(OKR)- 公司全體朝著共同的目標與價值前進
註1:目標與關鍵成果（OKR） 1999 年，由英特爾（Intel）前執行長安迪．葛洛夫（Andy Grove）提出理論框架。目標與關鍵成果（OKR）是透過每一組目標（objectives）搭配 2～4 個關鍵成果（key results），讓團隊了解「要做什麼」及「如何做」。理論簡單易懂，以「由下至上」的方式，使團隊訂定每個人都願意執行的目標。
四、建置內部教育訓練與系統的重要性
敏捷團隊其實不容易建置，除了管理者思維，主動啟動團隊合作、制定相關的規範，透過橫跨哲學、科學，甚至是心理學的教育系統，不放棄對企業核心價值認同的員工。企業必須投資系統上大於在個人之上，同時建立豐沛的人力資源系統，適當運用顧問或外部團隊來補償自己企業文化的不足。
五、培養同理心與溝通的動力
敏捷系統最重要的核心價值來自於同理心 (換位思考) 以及溝通能力，促成團隊合作，也是組織成功最重要的要件。團隊合作的動力來自於每個人對於遠大目標的驅動力以及對同伴的同理心，個人的成就必須放到更大的組織的框架之上，完成自己的挑戰的同時，也協助團隊裡的每個人取得成就。團隊的成就與個人的表現是一體兩面，為了團隊的目標個人必須有所犧牲，一旦員工無法認同團隊的目標，或是不認同團隊裡的大部分成員時，很可能就是員工離開團隊的時候。因此，在團隊培訓以及教育的同時，教導員工成長的思維，正視人的脆弱與不穩定面，喚醒同事們工作的積極面與團隊向心力。
六、面對失敗，審視過程大於結果
人生就像是一場無限賽局區，任何競賽或是在團體工作時都會遇到挫折，然而面對失敗不是先保護自己、檢討他人，而是要能接受失敗並檢討失敗的成因，持續地努力並追求更好的表現，通常失誤會是一連串的疏失所導致，如果只因為一次的失敗就放棄團隊，將會錯失了許多進步的機會。因此，在進行專案時，建立明確的目標，持續審視和優化企業的流程，當流程對了結果通常也是正確的，如果只追求成功或為了速成而抄襲瞟竊，即使達成好的成果也不一定會成長。
結尾- 室內設計公司需要建立完善的組織與管理系統
敏捷系統使用在大型的設計案與商業空間之中，其背後基礎的邏輯在於設計已經完全趨近於科學，既需要藝術思維，也需要科學理性思維。然而，大多數剛進入職場的設計師在缺乏經驗與判斷力的狀況下，現代設計公司不得不理解團隊組織及管理的重要性，員工也許是慢速的成長，但經營者必須知曉他們的成長路徑，透過強大的教育訓練為員工們找到最終在企業的位置並找尋工作的意義，是當代企業無法拋去的職責。
→ 延伸閱讀：科學的設計 – 敏捷思維與系統運用在商業空間設計 (上篇)
文： 鄭家皓
編輯：蔡青樺
參考文章：經理人
